Einführung: Das Problem der Vertragsüberwachung

In der Welt des Vertriebs ist die Überwachung von Verträgen nicht nur wichtig, sondern entscheidend. Viele Sales-Profis stehen vor der Herausforderung, dass sie ablaufende Verträge und deren Verlängerungen im Blick behalten müssen. Es ist frustrierend und kann zu erheblichen finanziellen Einbußen führen, wenn ein wertvoller Kunde oder ein lukrativer Deal aufgrund einer versäumten Vertragsverlängerung verloren geht.

Wie oft haben wir uns gefragt, ob ein automatisiertes System uns helfen könnte, diese Sorgen zu minimieren? Genau hier kommt HubSpot Operations Hub ins Spiel – ein leistungsstarkes Tool, das Ihre Vertragsüberwachung revolutionieren kann. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mithilfe von HubSpot Operations Hub automatische Erinnerungen für ablaufende Verträge einrichten und so Ihre Sales-Strategie optimieren können.

Der Fokus auf Automatisierung im Wissensmanagement

Automatisierung ist nicht nur ein technisches Schlagwort; sie ist eine Notwendigkeit in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Effizienz, reduziert menschliche Fehler und ermöglicht es Ihnen, sich auf die strategischen Aspekte Ihres Geschäfts zu konzentrieren. Bei der Vertragsüberwachung kann eine fehlende Erinnerung an ablaufende Verträge zu verpassten Chancen und unzufriedenen Kunden führen. Automatisierung bietet hier eine einfache und effektive Lösung.

Die Lösung: Automatische Erinnerungen mit HubSpot Operations Hub

HubSpot Operations Hub ist ein vielseitiges Tool, das Ihnen hilft, Ihre Verkaufsprozesse zu optimieren. Es erlaubt Ihnen, Workflows zu automatisieren, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Fristen übersehen werden. Im Hinblick auf ablaufende Verträge können Sie damit automatisierte Erinnerungen einrichten, die Ihnen und Ihrem Team rechtzeitig einen Hinweis geben.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung automatischer Erinnerungen

Schritt 1: Zugriffsrechte und Anmeldung

Bevor Sie mit der Automatisierung beginnen können, stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügen. Melden Sie sich bei Ihrem HubSpot-Konto an. Wenn Sie Single Sign-On (SSO) verwenden, können Sie sich mit einem Klick einloggen, was den Prozess sicher und zeitsparend macht.

Schritt 2: Vertragsdaten in HubSpot einpflegen

Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Vertragsdaten in HubSpot zu integrieren. Achten Sie darauf, dass Sie folgende Informationen erfassen:

• Vertrags-ID
• Vertragsbeginn
• Vertragsende
• Kunde
• Wert

Diese Informationen sind entscheidend, um Erinnerungen genau zu planen.

Schritt 3: Erstellen eines Workflows

Jetzt kommt der spannende Teil: das Erstellen eines Workflows für die Vertragsüberwachung.

1. Gehen Sie zum Tab „Automatisierung“ in Ihrem HubSpot-Dashboard.
2. Klicken Sie auf „Workflows“ und dann auf „Neuen Workflow erstellen“.
3. Wählen Sie „Start von Scratch“ für eine vollständige Anpassung.
4. Geben Sie dem Workflow einen aussagekräftigen Namen, z.B. „Vertragsüberwachung“.

Schritt 4: Kriterien für den Workflow festlegen

Definieren Sie, wann die Erinnerung ausgelöst werden soll. Hierzu können Sie verschiedene Kriterien setzen, wie z.B.:

• Vertragsende in 30 Tagen
• Vertragsende in 15 Tagen
• Vertragsende in 7 Tagen

Diese Kriterien helfen dabei, sicherzustellen, dass Sie rechtzeitig informiert werden.

Schritt 5: Benachrichtigung einrichten

Neben den Bedingungen müssen Sie auch festlegen, wie die Benachrichtigungen erfolgen sollen:

• E-Mail-Benachrichtigung an das Vertriebsteam
• Aufgaben in HubSpot für die Verantwortlichen
• Slack-Benachrichtigungen (falls genutzt)

Diese Benachrichtigungen helfen, sicherzustellen, dass jeder im Team informiert ist und Maßnahmen ergreifen kann.

Schritt 6: Testen Sie den Workflow

Bevor Sie den Workflow aktivieren, sollten Sie ihn testen. Erstellen Sie ein paar Testverträge mit unterschiedlichen Ablaufdaten und prüfen Sie, ob die Erinnerungen ordnungsgemäß ausgelöst werden. Dies hilft Ihnen, mögliche Fehler zu identifizieren und zu beheben, bevor das System in den Live-Betrieb geht.

Schritt 7: Aktivierung des Workflows

Sobald Sie sicher sind, dass alles reibungslos funktioniert, aktivieren Sie den Workflow. Nutzen Sie die Gelegenheit, um das Team über die neue Funktion zu informieren und die Vorteile der Automatisierung hervorzuheben.

Zusätzliche Tipps und Tricks zur Workflow-Optimierung

• Setzen Sie regelmäßige Überprüfungen der Vertragsdaten an, um die Genauigkeit zu gewährleisten.
• Integrieren Sie Kundenfeedback, um den Prozess kontinuierlich zu verbessern.
• Nutzen Sie die Analyse-Funktion von HubSpot, um die Effektivität Ihrer Erinnerungen zu messen.

Fehler vermeiden: Achten Sie darauf, die richtigen Bedingungen und Zeitrahmen für die Erinnerungen festzulegen, um Über- oder Unterbenachrichtigungen zu vermeiden.

Fazit: Die Vorteile der Automatisierung

Die Automatisierung der Vertragsüberwachung mithilfe von HubSpot Operations Hub optimiert nicht nur Ihre Sales-Strategie, sondern stellt auch sicher, dass Sie keine wichtigen Fristen mehr verpassen. Der Aufwand, den Sie in die Einrichtung des Workflows investieren, wird sich durch gesteigerte Effizienz und verbesserte Kundenbeziehungen mehrfach auszahlen.

Handlungsaufforderung

Nutzen Sie diese Anleitung, um sofort mit der Implementierung Ihrer automatisierten Vertragsüberwachung zu beginnen. Wenn Sie zusätzliche Unterstützung benötigen, zögern Sie nicht, sich an unser Entwickler-Team von UXUIX zu wenden. Wir stehen Ihnen zur Seite, um Ihre Sales-Strategie nachhaltig zu verbessern und Ihre Prozesse weiter zu optimieren!