Onboarding-Dokumente automatisieren: Ein effektiver Supportprozess mit IFTTT und No-Code-Lösungen

Stellen Sie sich vor, ein neuer Mitarbeiter tritt Ihr Unternehmen bei und ist voller Enthusiasmus. Doch während er versucht, sich in seine neue Rolle einzuarbeiten, wird er von einem Berg an Informationen und Dokumenten überflutet. Mit jeder E-Mail, die er erhält, steigt der Stresspegel und die Motivation könnte schnell schwinden. Der technische Support hat in dieser Phase oft die schwere Aufgabe, das Onboarding zu koordinieren und sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen zur richtigen Zeit bereitgestellt werden. Aber was, wenn es eine Lösung gibt, die diesen Prozess automatisiert und somit Zeit sowie Ressourcen spart?

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mithilfe von No-Code-Lösungen und IFTTT (If This Then That) Ihr Onboarding-Dokumenten-Management effizient automatisieren können. IFTTT ist ein leistungsstarkes Tool, das es Ihnen ermöglicht, verschiedene Apps und Dienste zu verknüpfen, ohne dass Sie Programmierkenntnisse benötigen. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Sie diesen Prozess effektiv gestalten.

Die Herausforderung: Manuelles Onboarding

Die Herausforderungen, die beim manuellen Onboarding-Management auftreten, sind vielfältig. Zu den häufigsten Problemen zählen:

• Überlastung des Support-Teams mit Anfragen von neuen Mitarbeitern.
• Zeitverlust durch wiederholte Aufgaben, etwa das Versenden der gleichen Informationen.
• Fehlende Konsistenz in den bereitgestellten Dokumenten und Informationen.
• Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung, welche Dokumente bereits versendet wurden.

Die Lösung: Automatisierung mit IFTTT

Hier kommt IFTTT ins Spiel. Mit diesem Tool können Sie automatisierte Workflows erstellen, die zahlreiche Apps miteinander verbinden und so zeitaufwendige manuelle Aufgaben ersetzen. Zum Beispiel können Sie einen Workflow einrichten, der automatisch relevante Onboarding-Dokumente an neue Mitarbeiter versendet, sobald diese in Ihrem System angelegt werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Automatisierung von Onboarding-Dokumenten

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengestellt, mit der Sie Ihre Onboarding-Dokumente automatisieren können. Wir verwenden Google Drive für die Speicherung der Dokumente und Google Sheets, um neue Mitarbeiter zu verwalten.

Schritt 1: Erstellung der Onboarding-Dokumente

Stellen Sie sicher, dass alle benötigten Onboarding-Dokumente in Google Drive gespeichert sind. Diese Dokumente könnten Folgendes umfassen:

• Ein Willkommensschreiben
• Handbuch zur Unternehmenskultur
• IT-Richtlinien
• Informationen zu Sozialleistungen

Schritt 2: Einrichten eines Google Sheets für neue Mitarbeiter

Erstellen Sie ein Google Sheet, um Informationen über neue Mitarbeiter zu sammeln. Fügen Sie folgende Spalten hinzu:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Startdatum
• Abteilung
• Notizen

Jedes Mal, wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, fügen Sie eine neue Zeile in dieses Sheet ein.

Schritt 3: Konfigurieren von IFTTT

1. Melden Sie sich bei IFTTT an oder erstellen Sie ein Konto, falls Sie noch keines haben.

2. Klicken Sie auf „Create“ und wählen Sie „If This“. Suchen Sie nach „Google Sheets“ und wählen Sie „New row added“ als Auslöser.

3. Verbinden Sie Ihr Google-Konto, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

4. Wählen Sie das Google Sheet aus, das Sie im vorherigen Schritt erstellt haben.

5. Fügen Sie nun die Aktion „Send an email“ für den E-Mail-Dienst Ihrer Wahl (z.B. Gmail) hinzu.

6. Geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Mitarbeiters sowie den Betreff und den Inhalt der E-Mail ein. Hier können Sie auch Links zu den Onboarding-Dokumenten einfügen.

7. Klicken Sie auf „Create action“ und speichern Sie den Workflow.

Schritt 4: Testen des Workflows

Nachdem Sie Ihren Workflow erstellt haben, testen Sie ihn, indem Sie eine neue Zeile in Ihrem Google Sheet einfügen. Überprüfen Sie, ob die E-Mail erfolgreich an die angegebene Adresse gesendet wird und alle Dokumente korrekt verlinkt sind.

Technische Aspekte der Cloud-Speicher-Integration

Durch die Integration von Google Drive und Google Sheets in IFTTT können Ihre Onboarding-Dokumente zentral gespeichert und verwaltet werden. Diese Cloud-basierte Lösung ermöglicht den Zugriff auf Dokumente von überall her und gewährleistet, dass alle Teammitglieder stets mit den neuesten Informationen arbeiten.

Vorteile der Automatisierung

Die Automatisierung von Onboarding-Dokumenten bringt mehrere Vorteile mit sich:

• Zeitersparnis: Manuelle Aufgaben werden eliminiert, und das Support-Team kann sich auf wichtigere Anfragen konzentrieren.
• Konsistenz: Jedes neue Mitglied erhält die gleichen Dokumente und Informationen, was die Einarbeitung vereinheitlicht.
• Skalierbarkeit: Bei Steigerung der Mitarbeiterzahlen lässt sich der Prozess einfach anpassen, ohne dass erheblicher zusätzlicher Aufwand erforderlich ist.
• Nachverfolgbarkeit: Durch die Verwendung von Google Sheets behalten Sie den Überblick darüber, wer welche Dokumente erhalten hat.

Tipps und Tricks zur Optimierung des Workflows

Um den Workflow zu optimieren und häufige Fehler zu vermeiden, beachten Sie folgende Tipps:

• Testen Sie den Workflow gründlich, bevor Sie ihn für alle neuen Mitarbeiter aktivieren.
• Halten Sie die Onboarding-Dokumente aktuell und fügen Sie regelmäßig neue Informationen hinzu.
• Nutzen Sie IFTTT-Alternative Optionen, um verschiedene Trigger und Aktionen auszuprobieren.
• Erstellen Sie eine Checkliste für den Onboarding-Prozess, um sicherzustellen, dass alle Schritte ordnungsgemäß durchgeführt werden.

Fazit und Handlungsaufforderung

Das Automatisieren von Onboarding-Dokumenten mithilfe von IFTTT ist eine effektive Möglichkeit, den Supportprozess zu optimieren und den neuen Mitarbeitern einen reibungslosen Einstieg zu ermöglichen. Sie sparen nicht nur Zeit und Geld, sondern schaffen auch eine konsistente und zentrale Ressource für alle neuen Teammitglieder.

Wenn Sie mehr über die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse erfahren möchten oder Unterstützung bei der Implementierung der IFTTT-Lösungen benötigen, zögern Sie nicht, sich an unser erfahrenes Entwickler-Team von UXUIX zu wenden. Wir helfen Ihnen gerne weiter!