Marketing Automation leicht gemacht: Wrike als Schlüssel zu effektiven Erinnerungen für ablaufende Verträge im HR-Team

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen an Ihrem Schreibtisch, es ist der letzte Tag eines Mitarbeiters, und Sie haben völlig vergessen, den Vertrag rechtzeitig zu verlängern. Die Verwirrung, das Gefühl der Überforderung und das schlechte Gewissen sind real. Das Problem von ablaufenden Verträgen ist für viele HR-Teams eine ständige Herausforderung. Wie können Sie sicherstellen, dass solche Fristen nie wieder übersehen werden? Hier kommt Wrike ins Spiel – eine leistungsstarke Marketing-Automation-Software, die Ihr HR-Team bei der Verwaltung wichtiger DokumentFristen unterstützt. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Wrike effektive Erinnerungen für ablaufende Verträge automatisieren können.

Warum ist die Automatisierung von Erinnerungen für ablaufende Verträge so wichtig?

In der Welt des Personalmanagements sind Fristen entscheidend. Die Nichteinhaltung kann nicht nur rechtliche Probleme mit sich bringen, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit beeinträchtigen und das Unternehmen in ein schlechtes Licht rücken. Automatisierte Erinnerungen helfen nicht nur dabei, Fristen im Griff zu behalten, sondern sparen auch Zeit und reduzieren Stress. Doch wie setzen Sie eine solche Lösung um?

Case Study: Automatische Erinnerung an ablaufende Verträge mit Wrike

Um Ihnen den Prozess zu veranschaulichen, präsentieren wir Ihnen eine fiktive Case Study eines HR-Teams, das Wrike erfolgreich zur Automatisierung von Erinnerungen einsetzt.

Schritt 1: Wrike einrichten

Zuerst müssen Sie sich bei Wrike anmelden und ein Projekt für Ihr HR-Team erstellen. Folgen Sie diesen Schritten:

1. Gehen Sie auf die Wrike-Website und melden Sie sich an oder erstellen Sie ein neues Konto.
2. Erstellen Sie ein neues Projekt, das Sie „Vertragsverwaltung“ nennen.
3. Fügen Sie relevante Teammitglieder zu Ihrem Projekt hinzu, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Schritt 2: Verträge als Aufgaben hinzufügen

Jetzt, wo Ihr Projekt eingerichtet ist, können Sie beginnen, die ablaufenden Verträge als Aufgaben hinzuzufügen:

1. Klicken Sie auf „Aufgabe hinzufügen“ und geben Sie den Namen des Mitarbeiters und die Art des Vertrags an.
2. Setzen Sie das Fälligkeitsdatum auf das Datum, an dem der Vertrag abläuft. Dies ist der entscheidende Schritt für die Automatisierung.
3. Fügen Sie Anhänge oder Notizen hinzu, falls nötig, um zusätzliche Informationen bereitzustellen.

Schritt 3: Automatische Erinnerungen einrichten

Wrike ermöglicht es Ihnen, Erinnerungen an Aufgaben einzurichten, die auf Fälligkeitsdaten basieren. Hier erfahren Sie, wie Sie dies umsetzen:

1. Öffnen Sie die Aufgabe, die Sie erstellt haben, und gehen Sie zu den „Einstellungen“.
2. Aktivieren Sie die Benachrichtigungen, indem Sie „Erinnerung hinzufügen“ auswählen.
3. Wählen Sie aus, wann die Erinnerung gesendet werden soll – beispielsweise 7 Tage vor Fälligkeit und dann 1 Tag vor Fälligkeit.
4. Speichern Sie die Änderungen, und stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder Benachrichtigungen erhalten.

Schritt 4: Workflow optimieren

Um den Workflow zu optimieren und sicherzustellen, dass alle Aufgaben effizient verwaltet werden, empfiehlt es sich, regelmäßige Überprüfungen des Projektstatus durchzuführen:

• Einmal in der Woche das Team zusammenbringen, um das Projekt und alle ablaufenden Verträge zu besprechen.
• Verwenden Sie die Berichtsfunktionen von Wrike, um die Übersicht über alle Verträge zu behalten.
• Fügen Sie Etiketten oder Kategorien hinzu, um den Status der Verträge schnell zu identifizieren.

Schritt 5: Erfolg überprüfen und anpassen

Nachdem Sie die automatisierten Erinnerungen eingerichtet haben, ist es wichtig, regelmäßig den Erfolg zu überprüfen:

1. Analysieren Sie, wie viele Verträge rechtzeitig verlängert wurden und ob es Rückmeldungen von Teammitgliedern gibt.
2. Passen Sie die Erinnerungen an, falls notwendig, um sicherzustellen, dass keine Fristen übersehen werden.
3. Feiern Sie Erfolge innerhalb des Teams, um die Motivation hochzuhalten.

Technische Aspekte der Automatisierung

Wrike bietet eine Multi-Plattform-Kompatibilität, sodass Sie auf die Anwendung von verschiedenen Geräten und Standorten aus zugreifen können. Dies bedeutet, dass Sie Ihr HR-Team effektiv unterstützen können, egal ob im Büro oder im Homeoffice. Darüber hinaus bietet Wrike Integrationen mit anderen Tools, wie Google Drive und Slack, sodass Sie nahtlos Informationen austauschen und den Überblick behalten können.

Tipps und Tricks zur Optimierung des Workflows

Hier sind einige nützliche Tipps, um den Workflow zu optimieren und häufige Fehler zu vermeiden:

• Aktualisieren Sie regelmäßig die Vertragsdaten, um sicherzustellen, dass alle Informationen auf dem neuesten Stand sind.
• Setzen Sie feste Termine für die Vertragsüberprüfung im Kalender Ihres Teams, um die Sichtbarkeit zu erhöhen.
• Nutzen Sie die mobile App von Wrike, um auch unterwegs keine wichtigen Fristen zu verpassen.

Herausforderungen und Lösungen

HR-Teams stehen oft vor Herausforderungen wie Zeitmangel, Überlastung und der Notwendigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen. Automatisierung ist der Schlüssel, um diesen Herausforderungen zu begegnen. Hier sind einige häufige Probleme und deren Lösungen:

• Problem: Fristen werden übersehen.
• Lösung: Implementierung automatisierter Erinnerungen mit Wrike.
• Problem: Unzureichende Kommunikation innerhalb des Teams.
• Lösung: Regelmäßige Teammeetings und Nutzung von Wrikes Kommentarfunktionen.
• Problem: Unübersichtliche Vertragsverwaltung.
• Lösung: Nutzung von Etiketten und Kategorien zur Strukturierung der Aufgaben.

Schlussfolgerung und Handlungsaufforderung

Die Automatisierung von Erinnerungen an ablaufende Verträge mit Wrike ist ein effektiver Weg, um die Effizienz Ihres HR-Teams zu steigern. Indem Sie die oben beschriebenen Schritte umsetzen, können Sie Stress reduzieren, die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter erhöhen und letztendlich Zeit und Geld sparen. Wenn Sie weitere Informationen benötigen oder Unterstützung von unserem Entwickler-Team von UXUIX möchten, zögern Sie nicht, die bereitgestellten Ressourcen zu nutzen. Lassen Sie uns gemeinsam die Zukunft der Personalverwaltung gestalten!