Kundenservice automatisieren mit IFTTT: Cleveres Feedback-Management für HR-Profis

Haben Sie jemals das Gefühl gehabt, dass das interne Feedback-Management in Ihrem Unternehmen einfach nicht den gewünschten Fluss hat? Ständig wiederkehrende E-Mails, vergessene Umfragen und verwirrende Excel-Tabellen können extrem frustrierend sein – sowohl für HR-Teams als auch für die Mitarbeiter. Diese Herausforderungen behindern nicht nur den Fortschritt, sondern kosten auch Zeit, Energie und letztlich Geld.

Hier kommt IFTTT (If This Then That) ins Spiel, ein mächtiges Tool zur Automatisierung von Prozessen in Ihrem Unternehmen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit IFTTT das interne Feedback-Management revolutionieren können. Lassen Sie uns gemeinsam die Vorteile der Automatisierung entdecken und praktische Tipps und Tricks zur Umsetzung geben.

Was ist IFTTT?

IFTTT ist ein kostenloses, benutzerfreundliches Tool, das Ihnen Maßnahmen basierend auf bestimmten Auslösern ermöglicht. Es funktioniert nach dem Prinzip „Wenn dies passiert, dann mache das“. Dadurch können Sie verschiedene Apps und Geräte miteinander verbinden und somit Prozesse automatisieren. Für HR-Teams ist IFTTT ein unschätzbares Werkzeug, um Feedback von Mitarbeitern zu sammeln und zu verarbeiten, ohne dabei wertvolle Zeit zu verlieren.

Die Vorteile der Automatisierung von Feedback-Prozessen

Die Automatisierung von Feedback-Prozessen bietet zahlreiche Vorteile, die nicht ignoriert werden sollten:

• Effizienz: Automatisierte Systeme sparen Zeit, da sie manuelle Eingriffe überflüssig machen.
• Zuverlässigkeit: Automatisierte Prozesse reduzieren menschliche Fehler und stellen sicher, dass nichts vergessen wird.
• Skalierbarkeit: Mit automatisierten Lösungen können Sie problemlos wachsen, ohne dass die Qualität leidet.
• Datenanalyse: Die gesammelten Daten können einfacher ausgewertet werden, was Ihnen wertvolle Einblicke in die Mitarbeiterzufriedenheit gibt.

Typische Anwendungsfälle für die Automatisierung von Feedback-Prozessen

Bevor wir in die konkreten Schritte zur Implementierung von IFTTT eintauchen, lassen Sie uns einige typische Anwendungsfälle betrachten:

• Mitarbeiterumfragen: Automatisierte Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit, die regelmäßig versendet werden.
• Feedback-Erinnerungen: Automatische Erinnerungen an Mitarbeiter, um ihre Rückmeldungen abzugeben.
• Integration mit Projektmanagement-Tools: Feedback von Mitarbeitern bei bestimmten Projektmeilensteinen erfassen.

So setzen Sie IFTTT für das Feedback-Management um

Jetzt, da wir die Vorteile und Anwendungsfälle klargestellt haben, ist es an der Zeit, tiefer in die praktische Umsetzung einzutauchen. Hier sind die Schritte, die Sie benötigen, um Ihre internen Feedback-Prozesse mithilfe von IFTTT zu automatisieren.

Schritt 1: Ein Konto bei IFTTT erstellen

Besuchen Sie die IFTTT-Website und erstellen Sie ein kostenloses Konto. Nach der Anmeldung gelangen Sie auf Ihr Dashboard, wo Sie Ihre Automatisierungen („Applets“) verwalten können.

Schritt 2: Wählen Sie Ihre Trigger und Actions

Der nächste Schritt besteht darin, die spezifischen Trigger und Aktionen auszuwählen, die Ihre Automatisierung antreiben werden. Beispiel:

• Trigger: Eine Umfrage wird in Google Forms ausgefüllt.
• Aktion: Senden einer automatisierten E-Mail mit Dank und einer Erinnerung an die nächste Umfrage.

Schritt 3: Applet erstellen

Klicken Sie auf „Create“ und wählen Sie „If This“ (Wenn dies) für den Trigger aus. In diesem Fall wählen Sie Google Forms als Dienst aus und legen fest, dass Sie benachrichtigt werden, wenn eine Umfrage eingereicht wird.

Nun klicken Sie auf „Then That“ (Dann mache das) und wählen Sie den E-Mail-Dienst aus, um eine automatisierte Dankesnachricht zu senden. Fügen Sie neben weiteren Nachrichtenfeldern auch den Link zur nächsten Umfrage hinzu.

Schritt 4: Weitere Automatisierungen hinzufügen

Um Ihren Workflow weiter zu optimieren, denken Sie an weitere Automatisierungsmöglichkeiten. Beispielsweise könnten Sie den Auslöser so einstellen, dass bei abgelaufenen Umfragen Erinnerungen an Mitarbeiter gesendet werden. Durch das Hinzufügen von mehr Applets erweitern Sie den Funktionsumfang Ihrer Automatisierung erheblich.

Schritt 5: Testen und Anpassen

Bevor Sie Ihre Automatisierungen in den Live-Betrieb überführen, testen Sie jede Anwendung gründlich. Überprüfen Sie, ob die Auslöser wie gewünscht funktionieren und die E-Mails korrekt versendet werden. Passen Sie Anpassungen an, falls nötig.

Wichtige technische Aspekte: OCR-Tools

Ein besonders hilfreiches Feature sind OCR-Tools (Optical Character Recognition). Diese können bei der Verarbeitung von schriftlichem Feedback unterstützen. Wenn Mitarbeiter handgeschriebene Notizen oder Umfragen einreichen, können diese Tools Ihnen helfen, den Text digital zu extrahieren und in analysierbare Daten umzuwandeln. Kombinieren Sie diese Technologie mit IFTTT, um das Feedback-Management noch effizienter zu gestalten.

Tipps und Tricks für Power-User

Hier sind einige zusätzliche Tipps, um Ihre Automatisierungen noch effektiver zu gestalten:

• Nutzen Sie die „Email Digest“ Funktion in IFTTT, um wöchentliche Zusammenfassungen aller eingehenden Feedback-Umfragen zu erhalten.
• Integrieren Sie Slack oder Microsoft Teams, um Ihr Team in Echtzeit über eingehendes Feedback zu informieren.
• Verwenden Sie Filter in IFTTT, um nur relevante Umfragen an bestimmte Personen oder Teams zu senden.

Häufige Fehler vermeiden

Hier sind einige häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten:

• Zu viele Trigger und Aktionen: Beginnen Sie mit wenigen effektiven Automatisierungen und erweitern Sie diese schrittweise.
• Unzureichende Tests: Testen Sie jede Automatisierung gründlich, um sicherzustellen, dass sie zuverlässig funktioniert.
• Feedback ignorieren: Nehmen Sie das Feedback der Mitarbeiter ernst und passen Sie Ihre Automatisierungen entsprechend an.

Fazit und Handlungsaufforderung

Die Automatisierung von internen Feedback-Prozessen mit IFTTT bietet eine effektive Möglichkeit, die Effizienz Ihres HR-Teams zu steigern und die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern. Nutzen Sie die oben genannten Schritte, um Ihre Feedback-Management-Prozesse zu optimieren und wertvolle Zeit zu sparen.

Für weitere Unterstützung oder maßgeschneiderte Lösungen für Ihr Unternehmen wenden Sie sich an unser Entwickler-Team von UXUIX. Wir helfen Ihnen gerne dabei, Ihre Automatisierungen auf das nächste Level zu bringen!