KPI-Reports im Handumdrehen: ServiceNow als Schlüssel zur Effizienzsteigerung in der Rechtsabteilung

Haben Sie sich jemals gefragt, warum die Generierung von KPI-Reports in Ihrer Rechtsabteilung so viel Zeit und Mühe kostet? Der ständige Druck, präzise und zeitgerechte Berichte zu liefern, kann überwältigend sein. Oftmals erfordert es, Daten zu sammeln, diese manuell zu analysieren und schließlich die Informationen in ansprechenden Formaten aufzubereiten. Dies kann nicht nur frustrierend sein, sondern auch wertvolle Ressourcen binden, die an anderer Stelle dringend benötigt werden. Was wäre, wenn ich Ihnen sage, dass es einen Weg gibt, diesen Prozess zu automatisieren und so Ihre Effizienz drastisch zu steigern? Die Lösung liegt in der Nutzung von ServiceNow.

ServiceNow ist eine leistungsstarke Plattform, die es Rechtsabteilungen ermöglicht, Prozesse zu automatisieren, Informationen effizient zu verwalten und Einblicke in wichtige Leistungskennzahlen (KPIs) zu gewinnen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie KPI-Reports automatisch generieren können, um Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und Ihre Entscheidungsfindung zu verbessern.

Warum KPI-Reports so wichtig sind

KPI-Reports sind das Rückgrat jeder erfolgreichen Rechtsabteilung. Sie bieten Ihnen wichtige Informationen über Ihre Leistungsfähigkeit, identifizieren Verbesserungspotenziale und helfen Ihnen, strategische Entscheidungen zu treffen. In der Regel bestehen die Herausforderungen bei der Erstellung dieser Reports jedoch aus:

• Manuelle Datensammlung
• Fehleranfällige Analysen
• Zeitaufwendige Reportgenerierung

ServiceNow als Lösung

Mit ServiceNow können Sie nicht nur den gesamten Prozess der Datensammlung und Reportgenerierung optimieren, sondern auch sicherstellen, dass Ihre KPIs in Echtzeit aktualisiert werden. Durch die Automatisierung dieser Prozesse sparen Sie Zeit und reduzieren Fehler, wodurch Ihre Abteilung agiler und leistungsfähiger wird.

Checkliste: KPI-Reports automatisch generieren mit ServiceNow

Um den Prozess der automatischen Generierung von KPI-Reports mit ServiceNow zu starten, folgen Sie dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Schritt 1: Zugriff auf ServiceNow

Stellen Sie sicher, dass Sie über die notwendigen Zugriffsrechte auf die ServiceNow-Plattform verfügen. Wenn Sie noch keine Instanz haben, arbeiten Sie mit Ihrem IT-Team zusammen, um eine zu erstellen, und legen Sie die erforderlichen Berechtigungen fest.

Schritt 2: Anforderungen definieren

Bevor Sie mit der Automatisierung beginnen, ist es wichtig, die spezifischen KPIs zu definieren, die Sie verfolgen möchten. Überlegen Sie, welche Daten am relevantesten für Ihre Rechtsabteilung sind. Hier sind einige Beispiele:

• Anzahl der offenen Fälle
• Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Fall
• Kosten pro Fall
• Erfolgsquote bei Klagen

Schritt 3: Datenintegration

ServiceNow ermöglicht die Integration von verschiedenen Datenquellen. Stellen Sie sicher, dass alle benötigten Daten in der Plattform vorhanden sind. Dies kann durch API-Schnittstellen, CSV-Uploads oder direkte Verbindungen zu anderen Datenbanken erfolgen. Hier sind einige technische Aspekte, die Sie beachten sollten:

• Verwenden Sie die Import-Set-Funktion von ServiceNow, um Daten aus externen Quellen zu importieren.
• Stellen Sie sicher, dass die Daten konsistent und genau sind.
• Automatisieren Sie die Aktualisierung von Daten, indem Sie zeitgesteuerte Exporte aus Ihren anderen Systemen einrichten.

Schritt 4: Erstellung von Berichten

Nachdem die Daten eingefügt wurden, können Sie mit der Erstellung Ihrer KPI-Reports beginnen. Nutzen Sie die Dashboards und Reporting-Tools von ServiceNow:

• Erstellen Sie benutzerdefinierte Dashboards, die Ihre KPIs visuell darstellen.
• Verwenden Sie die Analyse-Tools, um tiefere Einblicke in die Daten zu gewinnen.
• Fügen Sie Grafiken und Diagramme hinzu, um die Ergebnisse anschaulich darzustellen.

Schritt 5: Automatisierung des Reporting-Prozesses

Um den Reporting-Prozess zu automatisieren, richten Sie geplante Berichte ein:

• Definieren Sie, wie oft die Berichte generiert werden sollen (täglich, wöchentlich, monatlich).
• Wählen Sie die Empfänger aus, die die Berichte erhalten sollen.
• Automatisieren Sie den Versand der Berichte per E-Mail oder in andere Formate wie PDF.

Schritt 6: Überwachung und Anpassungen

Es ist wichtig, dass Sie regelmäßig überprüfen, ob die KPIs noch relevant sind und ob die Berichte den gewünschten Einblick bieten. Nutzen Sie das Feedback Ihrer Teammitglieder, um kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen. Fragen Sie sich:

• Erhalten wir die richtigen Informationen zur richtigen Zeit?
• Gibt es zusätzliche KPIs, die wir verfolgen sollten?
• Wie können wir die Effizienz weiter steigern?

Nützliche Tipps und Tricks

Hier sind einige Tipps, um Ihren Workflow weiter zu optimieren:

• Nutzen Sie Vorlagen für Berichte, um Zeit zu sparen.
• Trainieren Sie Ihr Team im Umgang mit ServiceNow, um die Plattform effektiv zu nutzen.
• Halten Sie Ihre Datenbank regelmäßig auf dem neuesten Stand, um Datenfehler zu vermeiden.
• Implementieren Sie ein Feedback-System, um die Qualität der Berichte zu überprüfen.

Herausforderungen in der Rechtsabteilung

Rechtsabteilungen stehen oft vor spezifischen Herausforderungen – sei es die Einhaltung von Fristen, die Verwaltung von Dokumenten oder die Überprüfung von Verträgen. ServiceNow bietet Lösungen, die diese Herausforderungen angehen können:

• Fristenmanagement: Automatisierte Erinnerungen und Statusberichte unterstützen Sie dabei, Fristen stets im Blick zu behalten.
• Dokumentenverwaltung: Die Plattform ermöglicht eine zentrale Ablage von Dokumenten, die jederzeit abrufbar sind.
• Vertragsverwaltung: Automatisieren Sie den Prozess der Vertragserstellung und -überprüfung mithilfe von Vorlagen und Checklisten.

Fazit und Handlungsaufforderung

Die Automatisierung von KPI-Reports mit ServiceNow ist nicht nur ein Schritt in Richtung Effizienz, sondern auch eine Möglichkeit, Ihre Entscheidungen auf einer soliden Datenbasis zu treffen. Nutzen Sie die beschriebenen Schritte, um Ihre Berichterstattung zu optimieren und Zeit für strategische Aufgaben zu schaffen.

Wenn Sie weitere Unterstützung benötigen oder tiefere Einblicke in die Nutzung von ServiceNow erhalten möchten, zögern Sie nicht, sich an unser Entwicklungsteam von UXUIX zu wenden. Wir helfen Ihnen gerne dabei, die volle Leistungsfähigkeit von ServiceNow in Ihrer Rechtsabteilung zu entfalten!

Zusätzliche Ressourcen

Entdecken Sie weitere Artikel, Webinare und Schulungen auf unserer Website, um Ihre Kenntnisse über ServiceNow und deren Anwendung zu vertiefen.