Erfolgreiches Vertragsmanagement neu definiert: Automatische Erinnerungen mit Make.com für Produktmanager

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine kritische Vereinbarung, die bald ausläuft, und niemand hat Sie daran erinnert. Ihr Unternehmen steht möglicherweise vor hohen Kosten oder organisatorischen Herausforderungen, nur weil eine wichtige Frist versäumt wurde. Als Produktmanager wissen Sie, wie entscheidend es ist, den Überblick über Verträge und Fristen zu behalten. Doch in der Hektik des Alltags kann dies eine echte Herausforderung darstellen. Hier kommt Make.com ins Spiel – die Lösung, die Ihr Vertragsmanagement revolutionieren könnte.

Das Problem: Ablaufen von Verträgen im Unternehmen

Verträge sind das Rückgrat jeder geschäftlichen Beziehung, sei es mit Lieferanten, Kunden oder Partnern. Doch häufig werden wichtige Fristen übersehen. Das führt zu unerwünschten Kosten und kann sogar die Beziehungen zu Geschäftspartnern belasten. Die manuelle Überwachung von Vertragsabläufen ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Hier sind einige Klassiker an Herausforderungen:

• Vergessen von Kündigungsfristen
• Unzureichende Kommunikation innerhalb des Teams
• Fehlende Übersicht über alle aktiven Verträge

Stellen Sie sich die Erleichterung vor, wenn Sie sich um diese Probleme nicht mehr kümmern müssten. Mit Make.com können Sie automatische Erinnerungen einrichten, die Sie rechtzeitig auf ablaufende Verträge hinweisen. So können Sie proaktiv handeln und vermeiden unangenehme Überraschungen!

Warum Make.com?

Make.com ist eine leistungsstarke Automatisierungsplattform, die es Ihnen ermöglicht, alltägliche Aufgaben zu optimieren. Sie können Workflows erstellen, die verschiedene Anwendungen miteinander verbinden und Prozesse automatisieren. Das bedeutet, dass Sie sich um die eigentlichen Geschäftsentscheidungen kümmern können, während Make.com sich um die Erinnerungen kümmert.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Automatische Erinnerung an ablaufende Verträge

Schritt 1: Registrierung bei Make.com

Bevor Sie Ihre erste Automatisierung erstellen können, müssen Sie sich bei Make.com registrieren. Dies ist ein unkomplizierter Prozess:

1. Besuchen Sie die Website von Make.com.
2. Klicken Sie auf „Registrieren“ und folgen Sie den Anweisungen.
3. Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse und melden Sie sich an.

Schritt 2: Verbindung zu Ihren Verträgen herstellen

Die ersten Integrationen sind entscheidend! Sie können Ihre Verträge in Google Drive, Dropbox oder einer anderen Cloud-Lösung speichern. Um die Daten von dort abzurufen:

1. Gehen Sie zu Ihrem Dashboard auf Make.com.
2. Wählen Sie „Szenarien“ und dann „Neues Szenario erstellen“.
3. Fügen Sie die Anwendung hinzu, die Sie verwenden (z. B. Google Drive).
4. Verbinden Sie Ihr Konto und wählen Sie den Ordner aus, in dem Ihre Verträge gespeichert sind.

Schritt 3: Automatische Erinnerungen einrichten

Nun bringen wir das Herzstück der Automatisierung ins Spiel: die Erinnerungen. Hier ist, wie Sie es umsetzen:

1. Fügen Sie eine „Zeitverzögerung“ zu Ihrem Szenario hinzu. Geben Sie an, wann die Erinnerungen versendet werden sollen (z. B. 30 Tage vor Ablauf).
2. Erstellen Sie einen Filter, um nur die Verträge anzuzeigen, die in Kürze ablaufen.
3. Wählen Sie die Aktion „E-Mail senden“ oder „Slack-Nachricht senden“, um die Erinnerungen zu versenden. Geben Sie die E-Mail-Adressen oder Slack-Kanäle der relevanten Personen an.

Schritt 4: Testen Sie Ihr Szenario

Bevor Sie Ihr Szenario aktivieren, testen Sie es! Make.com bietet eine Funktion, um zu sehen, ob alles wie gewünscht funktioniert. Korrigieren Sie eventuelle Fehler und stellen Sie sicher, dass die Erinnerungen zu den richtigen Zeitpunkten versendet werden.

Schritt 5: Aktivieren Sie Ihr Szenario

Wenn alles in Ordnung ist, aktivieren Sie Ihr Szenario und lehnen Sie sich zurück. Sie werden jetzt rechtzeitig an ablaufende Verträge erinnert, und können entsprechend handeln.

Die Vorteile der Automatisierung mit Make.com

Die Implementierung automatischer Erinnerungen hat viele Vorteile:

• Zeitersparnis: Sie müssen sich nicht mehr aktiv um die Überwachung von Fristen kümmern.
• Fehlerreduktion: Automatisierung minimiert das Risiko menschlicher Fehler.
• Erhöhte Effizienz: Ihr Team kann sich auf strategische Aufgaben konzentrieren, anstatt sich mit administrativen Arbeiten zu beschäftigen.

Tipps und Tricks für effektives Vertragsmanagement

Um sicherzustellen, dass Ihre Automatisierung reibungslos verläuft, hier ein paar bewährte Tipps:

• Nutzen Sie einheitliche Namenskonventionen für Verträge, damit sie leicht zu finden sind.
• Schulen Sie Ihr Team in der Verwendung von Make.com, um die Akzeptanz zu erhöhen.
• Überprüfen Sie regelmäßig die Performance Ihres Szenarios und passen Sie es bei Bedarf an.

Fazit: Handeln Sie jetzt!

Vertragsmanagement muss keine zeitraubende Pflicht mehr sein. Mit Make.com können Sie sich effizient um Ihre Vertragsfristen kümmern und potenzielle Probleme vermeiden. Wenn Sie bereit sind, diese Automatisierung in Ihrem Unternehmen einzuführen, zögern Sie nicht, die Unterstützung unseres Entwicklerteams von UXUIX in Anspruch zu nehmen. Gemeinsam können wir sicherstellen, dass Sie das Beste aus Ihrer Automatisierung herausholen!

Starten Sie noch heute mit Make.com und revolutionieren Sie Ihr Vertragsmanagement!