Einführung: Warum Agenturen in der Digitalisierung den Kampf gegen Eingangsrechnungen verlieren

Stellen Sie sich einmal vor: Ihr Team hat eine kreative Kampagne gestartet, Kunden betreut und die gesamte digitale Strategie vorangetrieben. Doch dann, plötzlich, kommt der Punkt, an dem die Eingangsrechnungen ins Spiel kommen. Ein Berg von Dokumenten, die gescannt, sortiert und abgelegt werden müssen. Der Papierkram frisst Zeit und Energie, während Ihr Team frustriert auf Bezahlung wartet. Die Realität vieler Agenturen sieht genau so aus. Es gibt kaum etwas, das das kreative Potential und die Effizienz so sehr hemmt wie die manuelle Bearbeitung von Eingangsrechnungen.

Hier kommt IFTTT ins Spiel – ein Tool, das die Automatisierung von Eingangsrechnungen revolutionieren kann. In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Herausforderung mit IFTTT meistern können, sodass Ihr Team mehr Zeit für das Wesentliche hat: kreative Ideen für Ihre Kunden zu entwickeln.

Was ist IFTTT und wie funktioniert es?

IFTTT steht für „If This Then That“ und ist eine Webanwendung, die Ihnen hilft, verschiedene Dienste und Geräte miteinander zu verknüpfen und automatisierte Prozesse zu erstellen. Mit IFTTT können Sie einfache „Rezept“-Anweisungen erstellen, die bestimmte Aktionen auslösen, wenn fest definierte Bedingungen erfüllt sind. Das Besondere daran? Es erfordert keine tiefgreifenden technischen Kenntnisse, sodass jeder in Ihrem Team schnell damit arbeiten kann.

Der Einsatz von IFTTT zur Automatisierung von Eingangsrechnungen

Die Automatisierung von Eingangsrechnungen mit IFTTT kann folgende Vorteile bieten:

• Zeitersparnis: Reduzieren Sie die manuelle Bearbeitung und den Aufwand für die Eingangsrechnung.
• Fehlerreduktion: Minimieren Sie menschliche Fehler bei der Eingangsrechnung.
• Transparenz: Erhalten Sie stets einen Überblick über alle Rechnungen und deren Status.
• Kostensenkung: Weniger Zeitaufwand bedeutet auch geringere Betriebskosten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Eingangsrechnungen automatisieren mit IFTTT

Schritt 1: Erstellen Sie ein kostenloses IFTTT-Konto

Um IFTTT zu nutzen, müssen Sie zunächst ein kostenloses Konto erstellen. Gehen Sie auf die IFTTT-Website und folgen Sie den Anweisungen zur Registrierung. Nach der Anmeldung sollten Sie sich in Ihrem Dashboard umsehen, um sich mit den Möglichkeiten vertraut zu machen.

Schritt 2: Verbinden Sie Ihre Anwendungen

IFTTT bietet eine Vielzahl von Anwendungen, die Sie miteinander verbinden können. Bei der Automatisierung von Eingangsrechnungen sind folgende Anwendungen relevant:

• Email: Importieren Sie Rechnungen, die Sie per Email erhalten.
• Google Drive: Speichern Sie die Rechnungen automatisch in einem bestimmten Ordner.
• Slack: Benachrichtigungen senden, wenn eine neue Rechnung eingeht.

Gehen Sie zu „My Applets“ und klicken Sie auf „New Applet“, um Ihre ersten Verbindungen zu erstellen. Als Beispiel sehen wir uns die Integration von Email und Google Drive an.

Schritt 3: Erstellen Sie ein IFTTT-Rezept

Um ein effektives Rezept zu erstellen, gehen Sie die folgenden Schritte durch:

1. Klicken Sie auf „+this“ und wählen Sie „Email“. Wählen Sie die Option „New email with specific subject“.
2. Geben Sie den Betreff der Rechnung ein, den Ihr Buchhalter verwendet (z.B. „Rechnung von [Lieferant]“).
3. Klicken Sie nun auf „+that“ und wählen Sie „Google Drive“ aus.
4. Wählen Sie „Upload file“ und geben Sie den Speicherort in Ihrem Google Drive an, wo die Rechnungen abgelegt werden sollen.
5. Speichern Sie das Rezept und aktivieren Sie es.

Jetzt haben Sie schon den ersten Schritt zur Automatisierung gemacht! Sie werden nun jedes Mal, wenn eine Rechnung per Email ankommt, automatisch eine Kopie in Ihrem Google Drive haben.

Schritt 4: Benachrichtigungen einrichten

Ein weiterer wichtiger Schritt ist, sicherzustellen, dass Sie über alle neuen Rechnungen informiert werden. Gehen Sie erneut zu „My Applets“ und klicken Sie auf „New Applet“:

1. Klicken Sie auf „+this“ und wählen Sie „Google Drive“. Wählen Sie „New file in your folder“ und geben Sie den Ordner an, in dem Sie Ihre Eingangsrechnungen speichern.
2. Klicken Sie auf „+that“ und wählen Sie „Slack“ oder „SMS“, je nachdem, wie Sie benachrichtigt werden möchten.
3. Verfassen Sie die Nachricht, die Sie erhalten möchten (z.B. „Neue Rechnung eingegangen: {{FileName}}“).
4. Speichern Sie das Rezept und aktivieren Sie es.

Jetzt sind Sie in Echtzeit über alle neuen Rechnungen informiert, die in Ihrem Google Drive gespeichert werden!

Schritt 5: Rechnungen weiterverarbeiten

Um die Effizienz weiter zu steigern, können Sie die Rechnungen zusätzlich kategorisieren und in einem bestimmten Format speichern. Hier kommt die Anwendung von „Filter“ ins Spiel. Sie können beispielsweise Filter in Google Drive nutzen, um Rechnungen automatisch nach Datum, Betrag oder Lieferant zu sortieren.

Ebenfalls könnte es hilfreich sein, mit Tools wie „Zapier“ oder „Trello“ zu arbeiten, um eine übersichtliche Nachverfolgung der Rechnungen zu gewährleisten. Hierbei können Sie auch spezifische Aufgaben direkt im Workflow zuweisen.

Optimierung des Workflows und nützliche Tipps

Hier sind einige Tipps, um den Workflow rund um die Automatisierung von Eingangsrechnungen zu optimieren:

• Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre IFTTT-Rezepte, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert.
• Eindeutige Dateinamen: Verwenden Sie für Rechnungen ein einheitliches Namensschema, sodass Sie sie später leichter finden können.
• Feedback einholen: Sprechen Sie mit Ihrem Team über die Automatisierung und sammeln Sie deren Ideen zur Verbesserung.
• Schulungen anbieten: Stellen Sie sicher, dass jeder im Team weiß, wie man IFTTT benutzt und welche Vorteile die Automatisierung bringt.

Herausforderungen und Lösungen

Natürlich kann es einige Herausforderungen geben, die mit der Automatisierung von Eingangsrechnungen einhergehen. Dazu gehören:

• Technische Schwierigkeiten: Manchmal laufen die Dinge nicht so, wie sie sollten. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Plan B haben, falls ein Rezept nicht funktioniert.
• Mangelnde Akzeptanz im Team: Wenn Teammitglieder rezistent gegenüber Veränderungen sind, kann die Implementierung neuer Prozesse schwierig sein. Kommunikation und Schulung sind hier entscheidend.
• Datenschutz: Stellen Sie sicher, dass alle automatisierten Prozesse den Datenschutzrichtlinien entsprechen, insbesondere wenn es um sensible Rechnungsdaten geht.

Die Lösungen liegen in der richtigen Schulung, der Auswahl der richtigen Tools und einer offenen Kommunikation im Team.

Fazit: Handlungsaufforderung zur weiteren Unterstützung

Die Automatisierung von Eingangsrechnungen mit IFTTT ist nur der erste Schritt, um Zeit und Ressourcen für Ihre Agentur zu sparen. Wenn Sie sich mit diesem Tool vertraut machen und es effektiv nutzen, können Sie die Effizienz Ihres Teams erheblich steigern.

Wenn Sie weitere Unterstützung benötigen oder spezifische Anpassungen wünschen, stehen Ihnen die Experten von UXUIX zur Seite. Kontaktieren Sie uns für maßgeschneiderte Lösungen, die auf die Bedürfnisse Ihrer Agentur abgestimmt sind. Zusammen können wir die Prozesse weiter optimieren und Ihr Team für die Herausforderungen des digitalen Zeitalters wappnen.

Verbessern Sie Ihr Rechnungsmanagement noch heute und lassen Sie sich von der Automatisierung inspirieren!