Einführung: Die Herausforderung im Onboarding-Prozess

Das Onboarding neuer Mitarbeiter kann für Strategieberater eine erhebliche Herausforderung darstellen. Oftmals sind es die gleichen Probleme, die sich immer wieder wiederholen: unklare Prozesse, ineffiziente Dokumentation und das Gefühl, in der Hektik des Alltags wichtige Schritte zu übersehen. Diese Herausforderungen können nicht nur Zeit und Geld kosten, sondern auch die Employee Experience beeinträchtigen. Wenn Sie als Strategieberater für Ihr Unternehmen effektive Onboarding-Dokumente erstellen möchten, sollten Sie über die Automatisierung und den Einsatz von JIRA nachdenken. 

Was ist JIRA und wie kann es helfen?

JIRA ist ein leistungsstarkes Tool für Projektmanagement und Aufgabenverfolgung, das Ihnen ermöglicht, Geschäftsprozesse zu automatisieren und effizient zu gestalten. Es bietet eine zentrale Plattform zur Erstellung von Checklisten, zur Verwaltung von Aufgaben und zur Dokumentation von Prozessen. Mit JIRA können Sie die Erstellung von Onboarding-Dokumenten optimieren, sodass neue Mitarbeiter schnell und reibungslos in ihre Rolle integriert werden.

Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen

• Reduzierung von Fehlern durch automatisierte Prozesse
• Zeiteinsparung durch schnelle Dokumentation
• Kosteneffizienz durch reduzierte Arbeitsstunden
• Verbesserte Zusammenarbeit durch zentrale Informationsablage

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Generierung von Onboarding-Dokumenten mit JIRA

Hier sind die Schritte, die Sie befolgen sollten, um Onboarding-Dokumente effizient mit JIRA zu generieren. Jeder Schritt wird durch praktische Tipps und Szenarien unterstützt, um Ihnen zu helfen, den Prozess zu verstehen und anzuwenden.

Schritt 1: JIRA einrichten

Bevor Sie mit der Erstellung Ihrer Onboarding-Dokumente beginnen können, müssen Sie sicherstellen, dass Sie JIRA korrekt eingerichtet haben. Wenn Sie JIRA noch nicht nutzen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Registrieren Sie sich für ein JIRA-Konto, wenn Sie noch keines haben.
2. Erstellen Sie ein neues Projekt, das Sie speziell für das Onboarding neuer Mitarbeiter nutzen.
3. Legen Sie Ihre Benutzereinstellungen und Berechtigungen fest, um sicherzustellen, dass alle relevanten Teammitglieder Zugriff haben.

Schritt 2: Erstellung der Onboarding-Checkliste

Jetzt, da Ihr JIRA-Projekt eingerichtet ist, können Sie mit der Erstellung Ihrer Checkliste für das Onboarding beginnen:

1. Gehen Sie zu Ihrem Projekt in JIRA und wählen Sie „Aufgabe erstellen“.
2. Erstellen Sie eine neue Aufgabe mit dem Titel „Onboarding-Checkliste“.
3. Definieren Sie die einzelnen Schritte, die ein neuer Mitarbeiter durchlaufen sollte, und listen Sie diese in der Beschreibung auf. Beispiele könnten sein: „Unternehmensrichtlinien lesen“, „Technische Ausstattung prüfen“ oder „Einführungsgespräch mit dem Team vereinbaren“.

Schritt 3: Zuweisung von Aufgaben

Um sicherzustellen, dass jeder Schritt der Checkliste erfolgreich umgesetzt wird, sollten spezifische Aufgaben einzelnen Teammitgliedern zugewiesen werden:

1. Erstellen Sie für jeden Schritt eine separate Aufgabe innerhalb der Onboarding-Checkliste.
2. Weisen Sie die Aufgabe dem zuständigen Teammitglied zu, z.B. dem HR-Mitarbeiter oder dem direkten Vorgesetzten.
3. Setzen Sie Fälligkeitstermine, um sicherzustellen, dass alles rechtzeitig erledigt wird.

Schritt 4: Dokumentation und Ressourcen hinzufügen

Um den neuen Mitarbeitern einen optimalen Start zu ermöglichen, sollten Sie relevante Dokumente und Ressourcen in JIRA verlinken:

1. Fügen Sie Links zu internen Dokumenten, Schulungsressourcen oder Videos in der Beschreibung jeder Aufgabe hinzu.
2. Erstellen Sie ein zentralisiertes Dokumentationsverzeichnis, auf das alle Mitarbeiter zugreifen können.
3. Nutzen Sie die JIRA-Comments-Funktion, um Feedback und Fragen zu jedem Schritt aufnehmen zu können.

Schritt 5: Automatisierung von Prozessen

Ein herausragender Vorteil von JIRA ist die Möglichkeit zur Automatisierung von Prozessen. Sie können Automatisierungsregeln einrichten, um Aufgaben automatisch zu erstellen oder Benachrichtigungen zu versenden:

1. Gehen Sie zu den Projekteinstellungen und wählen Sie „Automatisierung“.
2. Erstellen Sie Regeln für häufige Aufgaben, z.B. „Wenn eine neue Aufgabe erstellt wird, benachrichtige das zugewiesene Mitglied“.
3. Nutzen Sie Trigger, um Aufgaben automatisch zu verschieben oder den Status zu ändern, sobald diese erledigt sind.

Schritt 6: Überprüfung und Anpassung der Prozesse

Das Onboarding ist ein kontinuierlicher Prozess, der regelmäßig überprüft und angepasst werden sollte:

1. Bitten Sie neue Mitarbeiter um Feedback zu ihrem Onboarding-Erlebnis und den bereitgestellten Materialien.
2. Analysieren Sie, welche Aufgaben häufig Probleme verursachen, und überlegen Sie, wie Sie diese verbessern können.
3. Aktualisieren Sie die Checkliste und Ressourcen regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie relevant bleiben.

Tipps und Tricks zur Optimierung des Workflows

• Nutzen Sie Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben, um Zeit zu sparen.
• Setzen Sie regelmäßige Meetings an, um den Fortschritt der neuen Mitarbeiter zu überprüfen.
• Erstellen Sie eine FAQ-Seite für häufig gestellte Fragen während des Onboarding-Prozesses.

Häufige Fehler vermeiden

• Unklare Aufgabenstellungen – Stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe leicht verständlich ist.
• Zu viele Aufgaben auf einmal – Strukturieren Sie das Onboarding so, dass es über einen festgelegten Zeitraum verteilt ist.
• Fehlende Nachverfolgung – Stellen Sie sicher, dass alle Aufgaben überwacht und abgeschlossen werden.

Fazit und Handlungsaufforderung

Die Automatisierung und Strukturierung des Onboarding-Prozesses mit JIRA kann nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch das gesamte Erlebnis für neue Mitarbeiter erheblich verbessern. Indem Sie klare Checklisten erstellen und Aufgaben effizient zuweisen, schaffen Sie ein Umfeld, in dem neue Talente schnell bereit sind, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

Wenn Sie mehr über die Implementierung dieser Prozesse erfahren oder Unterstützung von unserem Entwicklerteam bei UXUIX wünschen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Gemeinsam können wir Ihre Onboarding-Dokumentation auf die nächste Stufe bringen.