Einführung: Das Dilemma der Genehmigungsprozesse

Als Produktmanager stehst du oft vor der Herausforderung, Arbeitsabläufe effizient zu gestalten und gleichzeitig die Bedürfnisse deines Teams zu berücksichtigen. Wenn Mitarbeitende beispielsweise Urlaubsanträge stellen, wird der Genehmigungsprozess oft zu einer zeitraubenden Angelegenheit. Emails werden hin- und hergeschickt, Genehmigungen gehen verloren und am Ende kostet es sowohl Zeit als auch Nerven. Was wäre, wenn du diesen Prozess automatisieren könntest? Hier kommt Zapier ins Spiel – ein leistungsstarkes Tool, das dir hilft, Genehmigungsprozesse zu optimieren und zu automatisieren.

Was ist Zapier?

Zapier ist eine cloudbasierte Automatisierungsplattform, die es Benutzern ermöglicht, mehrere Anwendungen miteinander zu verbinden und Workflows zu erstellen, ohne tiefgehende Programmierkenntnisse zu besitzen. Du kannst „Zaps“ erstellen, die automatisch Aktionen ausführen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. So kannst du die zeitaufwendigen manuellen Aufgaben eliminieren, die oft mit Genehmigungsprozessen verbunden sind.

Vorteile der Automatisierung von Genehmigungsprozessen

Die Automatisierung von Genehmigungsprozessen bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

• Zeitersparnis: Teammitglieder verbringen weniger Zeit mit der Verwaltung von Anträgen und Genehmigungen.
• Minimierung von Fehlern: Automatisierte Prozesse verringern das Risiko von menschlichen Fehlern, wie dem Übersehen von Anträgen.
• Erhöhte Transparenz: Alle Beteiligten haben via Dashboards oder Benachrichtigungen den Überblick über den Status der Anträge.
• Optimierte Nutzererfahrung: Ein klarer, nachvollziehbarer Prozess verbessert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Automatisierung von Urlaubsanträgen mit Zapier

Schritt 1: Zapier-Account erstellen

Der erste Schritt ist einfach: Erstelle ein kostenloses Konto auf der Zapier-Website. Der Registrierungsprozess ist unkompliziert und dauert nur ein paar Minuten.

Schritt 2: Genehmigungsformular erstellen

Erstelle ein Genehmigungsformular, das Mitarbeitende ausfüllen können, um einen Urlaubsantrag zu stellen. Google Forms oder Typeform sind dafür geeignete Tools. Stelle sicher, dass das Formular die notwendigen Informationen enthält, wie Name, Zeitraum des Urlaubs und Grund für den Antrag.

Schritt 3: Zap konfigurieren

Öffne Zapier und klicke auf „Make a Zap“. Wähle die Anwendung, die du für dein Genehmigungsformular verwendest (z.B. Google Forms) als Trigger. Wähle den Trigger „New Form Response“ aus. Damit wirst du benachrichtigt, wenn jemand einen Antrag stellt.

Schritt 4: Daten senden

Füge eine Aktion hinzu, um die Informationen aus dem Formular an eine andere Anwendung zu senden, die für die Genehmigung verwendet wird. Beispielsweise kannst du Slack oder Email nutzen, um den zuständigen Vorgesetzten zu benachrichtigen.

• Wähle „Slack“ als nächste Aktion und verbinde dein Konto.
• Wähle „Send Channel Message“ für die Benachrichtigung und man passe den Text mit den Informationen des Antrags an.

Schritt 5: Genehmigung bearbeiten

Um die Genehmigung zu automatisieren, kannst du eine weitere Anwendung, wie Trello oder Asana, nutzen. Wenn der Vorgesetzte den Antrag genehmigt oder ablehnt, wird das automatisch in der gewählten Projektmanagement-Software aktualisiert, sodass alle Beteiligten den Status sehen können.

Schritt 6: Benachrichtigungen einrichten

Um sicherzustellen, dass alle Beteiligten informiert sind, füge eine letzte Aktion hinzu, die eine Benachrichtigung an den Mitarbeitenden sendet, nachdem eine Entscheidung getroffen wurde. Dies könnte wieder über Slack oder über ein einfaches Email-Update erfolgen.

Wichtige technische Aspekte

Bei der Automatisierung von Genehmigungsprozessen ist es wichtig, auf Aspekte wie Single Sign-On (SSO) zu achten. SSO ermöglicht es Nutzern, sich einmalig anzumelden und auf mehrere Anwendungen zuzugreifen, ohne sich immer wieder anmelden zu müssen. Dies erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern auch die Benutzerfreundlichkeit, da Mitarbeitende nicht mehrere Passwörter verwalten müssen.

Tipps zur Optimierung deines Workflows

• Testen: Teste deinen Zap gründlich, bevor du ihn live schaltest. So stellst du sicher, dass alles reibungslos funktioniert.
• Feedback einholen: Bitte deine Kollegen um Feedback zum neuen Prozess, und nimm Anpassungen vor, um die Zufriedenheit zu erhöhen.
• Schulungen anbieten: Stelle sicher, dass alle Mitarbeitenden wissen, wie das neue System funktioniert, um Frustrationen zu vermeiden.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Bei der Einrichtung eines automatisierten Genehmigungsprozesses treten oft folgende Fehler auf:

• Nicht ausreichende Tests: Vergewissere dich, dass der Workflow unter verschiedenen Bedingungen getestet wird, um unvorhergesehene Probleme zu identifizieren.
• Unklare Anweisungen: Stelle sicher, dass alle Schritte im Antragprozess für die Mitarbeitenden klar sind.
• Mangelnde Integration: Überprüfe, ob alle verwendeten Tools nahtlos miteinander verbunden sind, um Unterbrechungen zu vermeiden.

Fazit: Zeit für die Automation

Die Automatisierung von Genehmigungsprozessen wie Urlaubsanträgen verringert nicht nur den Zeitaufwand für alle Beteiligten, sondern verbessert auch die Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit. Mit Zapier ist es einfacher denn je, diese Prozesse zu optimieren und dein Team zu entlasten. Nutze die Gelegenheit, deine Arbeitsabläufe zu revolutionieren!

Wenn du weitere Ressourcen oder Unterstützung benötigst, kannst du dich gerne an unser Entwicklerteam von UXUIX wenden. Wir stehen bereit, um dir bei der Umsetzung deiner Automatisierungsprojekte zur Seite zu stehen.

Jetzt ist es an der Zeit, deinen Genehmigungsprozess zu automatisieren! Beginne heute und erlebe die Vorteile!