Vertragsmanagement leicht gemacht: Automatische Erinnerungen mit Make.com für Kundenbetreuer

Als Kundenbetreuer stehen Sie häufig vor der Herausforderung, die Fristen und Laufzeiten von Verträgen im Blick zu behalten. Jedes Mal, wenn ein Vertrag ausläuft, kann es zu unerwarteten Komplikationen kommen: Kunden sind enttäuscht, weil sie eine Erinnerung erwartet haben, oder Sie verlieren wertvolle Zeit, um letzte Minuten-Verhandlungen durchzuführen. Solche Situationen sind nicht nur frustrierend, sondern auch geschäftsschädigend.

Doch was wäre, wenn Sie diese Sorgen hinter sich lassen könnten? Mit Make.com, einem leistungsstarken Automatisierungstool, haben Sie die Möglichkeit, eine effektive Erinnerungsstrategie zu entwickeln, die Ihnen hilft, ablaufende Verträge im Griff zu behalten. In dieser Anleitung werden wir Schritt für Schritt durch den Prozess der automatischen Erinnerungen an ablaufende Verträge gehen, um sicherzustellen, dass Sie nie wieder einen wichtigen Termin verpassen.

Warum Automatisierung? Die Vorteile für Kundenbetreuer

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist nicht nur ein Trend – sie ist entscheidend, um effizient zu arbeiten und Kunden zufriedenzustellen. Insbesondere im Vertragsmanagement gibt es viele Aufgaben, die repetitiv und zeitaufwändig sind. Hier sind einige der Vorteile, die die Automatisierung mit sich bringt:

• Zeitersparnis: Automatische Erinnerungen übernehmen die Routinearbeit und geben Ihnen mehr Zeit, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.
• Fehlerreduktion: Menschliche Fehler kommen vor, aber Automatisierung minimiert das Risiko, wichtige Fristen zu verpassen.
• Verbesserte Kommunikation: Ihre Kunden fühlen sich wertgeschätzt und informiert, wenn sie rechtzeitig an bevorstehende Vertragsverlängerungen erinnert werden.
• Effektive Nachverfolgung: Verpassen Sie nie wieder die Gelegenheit, einen Vertrag zu verlängern oder neu zu verhandeln.

Was ist Make.com?

Make.com ist eine Plattform für die Automatisierung von Workflows, die es Ihnen ermöglicht, verschiedene Anwendungen miteinander zu verknüpfen und automatisierte Abläufe zu schaffen. Mit Make.com können Sie ein einfaches, benutzerfreundliches System für Ihre Vertragsverwaltung einrichten, das Ihnen hilft, ablaufende Verträge mühelos im Blick zu behalten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung von automatischen Erinnerungen

1. Schritt: Konto bei Make.com erstellen

Der erste Schritt besteht darin, sich bei Make.com anzumelden. Gehen Sie auf die Website, erstellen Sie ein Konto und wählen Sie den Preisplan, der Ihren Anforderungen entspricht. Es gibt eine kostenlose Testversion, die Ihnen einen guten Überblick über die Funktionen bietet.

2. Schritt: Verbinden Sie Ihre Anwendungen

Make.com ermöglicht die Integration mit zahlreichen Anwendungen. Für unser Beispiel benötigen wir Zugriff auf eine Tabelle oder ein CRM-System, in dem Vertragsdaten gespeichert sind. Das kann Google Sheets oder ein beliebiges CRM sein, das Sie verwenden. Folgen Sie diesen Schritten:

• Wählen Sie „Szenarien“ aus der Seitenleiste und klicken Sie auf „Neues Szenario“.
• Fügen Sie die gewünschten Anwendungen hinzu (z.B. Google Sheets oder HubSpot).
• Erlauben Sie Make.com den Zugriff auf Ihre Konten und Daten.

3. Schritt: Erstellen Sie einen Trigger

Der zweite Schritt besteht darin, einen Trigger einzurichten, der das Szenario auslöst. Hier gehen wir davon aus, dass Sie Google Sheets verwenden:

• Wählen Sie „Neuer Datensatz“ als Trigger aus.
• Sie können den Trigger so einstellen, dass er überprüft, ob das Vertragsdatum innerhalb eines bestimmten Zeitraums liegt (z.B. 30 Tage vor Ablauf).
• So wird Make.com automatisch nach ablaufenden Verträgen suchen, ohne dass Sie regelmäßig manuell nachschauen müssen.

4. Schritt: Fügen Sie eine automatisierte Erinnerung hinzu

Nachdem Sie den Trigger konfiguriert haben, ist es an der Zeit, eine Erinnerungsaktion hinzuzufügen:

• Wählen Sie „E-Mail senden“ oder „Slack-Nachricht senden“ als Aktion aus, je nachdem, wie Sie kommunizieren möchten.
• Personalisieren Sie die Nachricht, indem Sie relevante Vertragsinformationen, wie Namen des Kunden, Vertragsart und Ablaufdatum, einfügen.
• Testen Sie die Erinnerungsfunktion, um sicherzustellen, dass sie wie gewünscht funktioniert.

5. Schritt: Automatisierung testen und implementieren

Bevor Sie Ihre automatische Erinnerungsstrategie vollständig aktivieren, sollten Sie einen Testlauf durchführen:

• Überprüfen Sie, ob die E-Mail oder Nachricht korrekt ankommt.
• Stellen Sie sicher, dass alle Informationen richtig angezeigt werden.
• Aktivieren Sie den Trigger, wenn alles in Ordnung ist.

Technische Aspekte und Tools für die Automatisierung

Make.com bietet viele nützliche Integrationen und Tools, die Ihnen bei der Optimierung Ihres Workflow helfen können. Hier sind einige technische Aspekte, die Sie kennen sollten:

• Texterkennung: Durch die Verwendung von Dokumenten-APIs können Sie Vertragsdokumente analysieren und wichtige Daten wie Laufzeiten, Kündigungsfristen und Vertragspartner automatisch extrahieren.
• Webhooks: Wenn Sie eine dynamische Integration benötigen, können Sie Webhooks verwenden, um Echtzeitdaten zu erhalten.
• Datentransformation: Stellen Sie sicher, dass alle Daten in einem einheitlichen Format vorliegen, um Missverständnisse und Fehler zu vermeiden.

Tipps und Tricks zur Optimierung Ihres Workflows

• Verwenden Sie Vorlagen: Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen für häufige Szenarien, um den Prozess zu beschleunigen.
• Setzen Sie Erinnerungen auf verschiedenen Kanälen: Nutzen Sie verschiedene Kommunikationsplattformen, um sicherzustellen, dass die Erinnerungen immer ankommen.
• Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie Ihre automatisierten Prozesse regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie effizient laufen und ausreichend angepasst werden, falls sich Ihre Geschäftsanforderungen ändern.
• Feedback der Kunden einholen: Fragen Sie nach der Zufriedenheit Ihrer Kunden mit den Erinnerungen, um Ihre Strategie gegebenenfalls zu verbessern.

Was ist bei der Umsetzung zu beachten?

Bei der Umsetzung Ihrer automatischen Erinnerung an ablaufende Verträge sollten Sie folgende Herausforderungen im Blick behalten:

• Datenschutz: Achten Sie darauf, dass alle Kundeninformationen sicher behandelt werden und den rechtlichen Anforderungen entsprechen.
• Technische Störungen: Bereiten Sie sich auf mögliche technische Probleme vor und haben Sie einen Plan zur Behebung solcher Vorfälle.
• Kommunikation: Halten Sie Ihre Kunden über den automatisierten Prozess informiert, um Missverständnisse auszuräumen.

Schlusswort: Handlungsaufforderung für Kundenbetreuer

Indem Sie die Automatisierung von Erinnerungen an ablaufende Verträge umsetzen, können Sie die Effizienz Ihres Vertragsmanagements erheblich steigern und die Zufriedenheit Ihrer Kunden erhöhen. Make.com bietet Ihnen ein flexibles und benutzerfreundliches Werkzeug, um genau diese Herausforderung zu meistern.

Wenn Sie weitere Unterstützung benötigen oder spezifische Fragen haben, zögern Sie nicht, sich an unser Entwicklerteam von UXUIX zu wenden. Wir helfen Ihnen gerne weiter, Ihre Automatisierungsstrategie auf das nächste Level zu heben.

Beginnen Sie noch heute mit Make.com und machen Sie das Vertragsmanagement zu einer der effektivsten Aufgaben in Ihrem Arbeitsalltag!