Effiziente Vertragsautomatisierung für Business Development: Mit Monday.com Prozesse optimieren und Zeit sparen

Stellt euch vor, ihr sitzt in einem Meetingraum, umgeben von engagierten Teammitgliedern, die alle auf ein Ziel hinarbeiten: die Expansion des Unternehmens. Plötzlich wird das Gespräch unterbrochen, weil ein Arbeitsvertrag dringend benötigt wird. Jemand wird beauftragt, eine Vorlage zu erstellen, und die Zeit vergeht. Die Diskussion wird weniger produktiv, während alle darauf warten, dass der Vertrag fertig ist. Dieses Szenario ist in vielen Business Development Teams kein Einzelfall. Das ständige Verfassen und Anpassen von Verträgen kann frustrierend und zeitaufwendig sein. Genau hier setzt die Automatisierung an – insbesondere durch Tools wie Monday.com.

Die Lösung: Automatische Erstellung von Arbeitsverträgen mit Monday.com

Monday.com ist mehr als nur ein Projektmanagement-Tool. Es ist eine Plattform, die Teams hilft, ihre Prozesse zu optimieren, indem sie wiederkehrende Aufgaben automatisiert. Im Kontext der Vertragsautomatisierung kann Monday.com nicht nur Zeit sparen, sondern auch den gesamten Prozess erheblich vereinfachen und standardisieren. In diesem Tutorial zeigen wir dir, wie du die automatische Erstellung von Arbeitsverträgen effizient implementieren kannst.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur automatischen Erstellung von Arbeitsverträgen

1. Identifizieren der Vertragsbedarfe

• Bevor du mit der Implementierung beginnst, ist es wichtig, die spezifischen Bedürfnisse deines Teams zu identifizieren. Welche Arten von Arbeitsverträgen benötigen wir? Welche Informationen müssen in die Verträge aufgenommen werden?
• Um diese Fragen zu beantworten, könntest du eine Umfrage innerhalb deines Teams durchführen. Erfasst die Antworten, um ein klares Bild von den Anforderungen zu bekommen.

2. Auswahl der richtigen Vorlagen

• Nachdem du die Anforderungen erfasst hast, ist der nächste Schritt die Auswahl der Vorlagen für die Arbeitsverträge. Du kannst entweder eigene Vorlagen erstellen oder auf bestehende Vorlagen zurückgreifen.
• Eine einfache, klare Vorlage sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen enthalten sind und rechtliche Standards eingehalten werden.

3. Einrichten von Monday.com für Vertragsautomatisierung

Jetzt, wo du deine Vorlagen hast, ist es an der Zeit, Monday.com einzurichten. Folge diesen Schritten:

• Erstelle ein neues Board: Beginne mit einem neuen Board, das auf die Verwaltung deiner Vertragsprozesse ausgerichtet ist. Hier kannst du jede Phase des Vertrags von der Erstellung bis zur Unterzeichnung verfolgen.
• Füge benutzerdefinierte Spalten hinzu: Erstelle benutzerdefinierte Spalten für alle benötigten Daten wie Vertragsart, Status, Mitarbeitende, wichtige Fristen usw.
• Nutze Automatisierungen: Monday.com bietet eine Reihe von Automatisierungsoptionen. Stelle eine Automatisierung ein, die ein neues Vertragsformular auslöst, sobald ein bestimmter Status erreicht ist (z.B. wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird).

4. Einfügen benutzerdefinierter Skripte

Ein besonders nützliches Feature von Monday.com ist die Möglichkeit, benutzerdefinierte Skripte zu integrieren. Hier ein Beispiel, wie du das machen kannst:

• Integration eines Skripts: Du könntest ein Skript erstellen, das automatisch die relevanten Informationen aus deinen Boards entnimmt und in das Vertragsdokument einfügt. Dies könnte die Namen der Mitarbeitenden, Positionen, Gehälter und andere relevante Daten umfassen.
• Beispiel: Dein Skript könnte so aussehen, dass es nach der Eingabe eines neuen Mitarbeiters automatisch alle erforderlichen Informationen in die Vertragsvorlage einfügt.

5. Erstellung und Überprüfung der Verträge

Sobald das Board eingerichtet und die Automatisierungen aktiv sind, ist der nächste Schritt die tatsächliche Erstellung und Überprüfung der Verträge:

• Automatische Erstellung: Einmal aktiviert, werden die Verträge automatisch erstellt, wenn die Kriterien erfüllt sind. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich.
• Überprüfung: Stelle sicher, dass die Verträge von einer verantwortlichen Person überprüft werden, bevor sie final versendet werden.
• Feedback einholen: Ein gutes Feedback-System kann helfen, den Prozess weiter zu optimieren, indem die Erfahrungen der Nutzer gesammelt werden.

6. Digitale Underzeichnung und Speicherung

Nach der Genehmigung der Verträge ist es wichtig, eine einfache Möglichkeit zur digitalen Unterzeichnung und Speicherung zu bieten:

• Nutzung von Integrationen: Monday.com lässt sich problemlos mit digitalen Unterzeichnungsdiensten wie DocuSign integrieren. So kannst du sicherstellen, dass deine Verträge schnell und rechtswirksam unterzeichnet werden.
• Automatische Speicherung: Stelle sicher, dass alle Verträge automatisch in einem sicheren Ordnersystem innerhalb von Monday.com gespeichert werden. Dies schafft eine einfache Übersicht und schnellen Zugriff auf alle Dokumente.

Vorteile der Automatisierung von Vertragsprozessen

Die Automatisierung der Erstellung von Arbeitsverträgen bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich:

• Zeitersparnis: Der größte Vorteil ist die erhebliche Zeitersparnis. Automatisierung reduziert die manuelle Arbeit und beschleunigt den gesamten Prozess.
• Reduzierung von Fehlern: Standardisierte Vorlagen und automatisierte Prozesse minimieren die Gefahr von Fehlern und Inkonsistenzen.
• Kosteneffizienz: Weniger Zeitaufwand bedeutet auch weniger Kosten für die Personalabteilung. Darüber hinaus werden rechtliche Risiken durch korrekte Vorlagen reduziert.
• Bessere Nachverfolgbarkeit: Mit Monday.com können alle Schritte des Vertragsprozesses transparent dokumentiert werden, was die Nachverfolgbarkeit verbessert.

Nützliche Tipps zur Optimierung des Workflows

• Regelmäßige Überprüfung: Stelle sicher, dass die Vorlagen regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, insbesondere wenn sich gesetzliche Vorschriften ändern.
• Schulungen anbieten: Organisiere Schulungen für dein Team, um die Nutzung von Monday.com zu maximieren und sicherzustellen, dass alle das System effizient nutzen können.
• Feedback von Mitarbeitern einholen: Biete deinen Mitarbeitenden die Möglichkeit, Feedback zu geben, damit du den Prozess kontinuierlich verbessern kannst.

Fazit und Handlungsaufforderung

Die Implementierung einer automatisierten Lösung zur Erstellung von Arbeitsverträgen ist nicht nur eine clevere Strategie zur Effizienzsteigerung, sondern auch ein entscheidender Schritt in der digitalen Transformation eines Unternehmens. Monday.com bietet eine leistungsstarke Plattform, die speziell für die Bedürfnisse von Business Development Teams entwickelt wurde.

Wenn ihr noch Fragen zur Automatisierung oder zur Nutzung von Monday.com habt, zögert nicht, unser Entwicklerteam von UXUIX zu kontaktieren. Wir stehen euch jederzeit zur Verfügung und helfen euch, eure Prozesse noch weiter zu optimieren. Nutzt die Chance, um euer Business Development auf das nächste Level zu heben!